Règlement

Après une première version décidée lors de la création d’Axecib, en 2005, le règlement interne de l’institution a été revu régulièrement. Lors de l’assemblée des sociétaires du mois d’août 2022 au bord du lac de Sils, le présent règlement a été finalisé et approuvé, avec notamment des modifications tenant compte de l’évolution de nos pratiques, mais aussi des législations en vigueur (par exemple en ce qui concerne la protection des données), ainsi qu'en conformité avec les exigences de la fsea pour ce qui est de la formation de formateur, formatrice (BFFA).

Règlement interne

L’assemblée des sociétaires d’Axecib a édicté le règlement interne suivant lors de sa séance du 12 mai 2005 (modifié ensuite en 2006, puis en 2011, en 2021, 2022 et 2023). Ce règlement interne entre en vigueur de suite et peut être révisé en tout temps, après décision des sociétaires d’Axecib.

A. De manière générale, pour les entreprises et institutions

Toute prestation d’Axecib fait l’objet d’un contrat écrit entre les parties au contrat (Axecib et le.la client(e)). Le contrat de prestation mentionne les objectifs et la nature des prestations, les responsabilités des parties au contrat, le budget de la prestation. Le contrat de prestation mentionne les possibilités, raisons et modalités de rupture du contrat pendant la durée de celui-ci.
Pour toute prestation d’Axecib en entreprise ou institution et pour les participants(e)s concernant les modules de formation menant au Brevet fédéral de formateur, formatrice (BFFA), les modalités particulières du présent règlement concernant les cours modulaires BFFA s’appliquent (partie D).
Les prestations d’Axecib aux entreprises et institutions sont facturées au plus tard en fin de mandat par un décompte précis. Des acomptes peuvent être prévus dans le contrat de prestation, notamment pour les longs mandats ou les mandats importants. Les factures sont payables dans les 30 jours, sauf accord écrit entre les parties au contrat.

B. De manière générale, pour les prestations individuelles

Pour toute prestation individuelle, un contrat de formation est passé entre les parties. Le contrat de formation mentionne les objectifs et la nature de la prestation, les demandes et besoins de la personne contractante (client(e)), les modalités du contrat (démarche, contenu, nombre d’heure), ainsi qu’un budget de la prestation.
Le contrat de formation est constitué par : la fiche d’inscription qui donne les coordonnées de la personne ainsi que par le contrat de formation qui est passé avant le début de la prestation. Ces documents sont signés par les personnes concernées et par un(e) des sociétaires d’Axecib.

C. De manière générale

Les descriptifs des cours et prestations d’Axecib contiennent les modalités particulières à chaque cours et prestation. Celles-ci font partie intégrante du contrat de formation, du contrat de prestation (objectifs, contenu, méthodologie, modalités pratiques (jours, lieu, etc...), condition de certification, modalités de remédiation, financement, voie de recours, etc.).
Une fiche d’inscription est remplie de manière manuscrite et remise à Axecib avant le début du cours.
Dès signature de la fiche d’inscription pour une prestation d’Axecib, le cours fait l’objet d’une convocation accompagnée d’une facture.
Tout(e) participant(e) peut renoncer à suivre le cours auquel il/elle est inscrit(e) par courrier adressé à Axecib au plus tard une semaine (7 jours) avant le début du cours. Dans ce cas, l’inscription est annulée. Toute renonciation à un cours par d’autres modalités ou hors délai n’est pas prise en compte et le cours sera dû intégralement.
Dès réception de la convocation et de la facture du cours, et sauf modalités particulières écrites convenues entre les parties au contrat, le montant de la facture est dû dans les 30 jours.
Un(e) participant(e) qui quitte le cours avant terme ne recevra pas de remboursement du prix du cours ou des jours non suivis.
Un(e) participant(e) qui n’aurait pas acquitté la facture du cours en fin de cours ne recevra pas la certification prévue pour le cours. Tout paiement libérera ensuite ladite certification.
En cas de la dénonciation de l’inscription ou de la suspension de la participation par Axecib, ou de toute autre décision prise par l’institution ou par un(e) des formateurs(trices), la personne concernée peut demander à être entendue par l’assemblée des sociétaires, dans un délai de 30 jours et par écrit (le recours est motivé).
En cas de décision négative de l’assemblée des sociétaires, un recours peut être déposé dans les 15 jours auprès d’Axecib, par écrit et donnant les motifs de la réclamation. Dans ce cas, Axecib mandatera une personne extérieure à l’institution afin de donner un avis sur la base du dossier écrit. Cet avis est définitif
La personne désignée par Axecib dispose des mêmes qualifications que les formateurs ayant pris la première décision.
Les mêmes modalités sont appliquées en cas de refus d’une certification ou d’une validation, selon le cours donné.

D. Pour les cours menant au Brevet fédéral de formateur, formatrice (BFFA), les règles spécifiques suivantes sont appliquées

Une fiche d’inscription est remplie de manière manuscrite et remise à Axecib avant le début du cours. Lors de la première inscription auprès d’Axecib, un bref Curriculum Vitae est joint.
Dès réception de l’inscription, Axecib confirme celle-ci et vérifie si les prérequis pour le cours modulaire sont remplies. Le cas échéant, un rendez-vous est organisé.
Les participants(e)s aux cours sont ensuite invités(e)s au cours par courrier. Dans l’envoi figurent le descriptif du cours, les informations concernant le cours ainsi qu’une facture.
La facture de cours est à payer jusqu’au dernier jour de cours au plus tard. D’autres modalités de cours sont possibles d’entente avec le, la participant(e).
Tout(e) participant(e) peut renoncer à suivre le cours auquel il(e)lle est inscrit(e) par courrier adressé à Axecib au plus tard une semaine (7 jours) avant le début du cours. Pour le cours BFFA module 2, le délai d’annulation est de 1 mois avant la date du cours. Dans ces cas, l’inscription est annulée. Toute renonciation à un cours par d’autres modalités ou hors délai n’est pas prise en compte et le cours sera dû intégralement.
Les modalités d’évaluation et de certification liées aux modules de formation menant au BFFA sont celles prévues dans les descriptifs de cours. Les modalités de validation et de certification font l’objet de documents précis remis aux participants(e)s aux cours. Ces documents font foi. En cas de désaccord avec une décision prise par le,la formateur, formatrice d’Axecib, le.la participant(e) peut déposer, dans un délai de 30 jours, un recours motivé par écrit auprès des responsables de la formation (assemblée des sociétaires). Les responsables de la formation peuvent prendre l’une des décisions suivantes :
1. acceptation du recours et révision de la décision prise en conformité avec le résultat du recours ;
2. en cas de recours contre une décision concernant un travail certificatif, nouvelle évaluation par un(e) nouvel(le) expert(e) ;
3. demande argumentée de remédiation ;
4. rejet argumentée du recours.
5. Le/la participant(e) peut ensuite déposer, dans un délai de 30 jours, un recours motivé par écrit contre la décision des responsables de la formation auprès de la Commission Assurance Qualité de la FSEA (CAQ). La Commission CAQ de la FSEA examine si la procédure d’évaluation était formellement correcte. La procédure de recours auprès de la Commission CAQ de la FSEA est facturée sous forme d'avance de frs 350.-, pour les frais de procédure. Ce montant sera remboursé si le recours est accepté.
  Les modalités de recours sont mentionnées expressément dans tous les descriptifs des cours BFFA. Ces documents font foi.
Dès son inscription à un cours modulaire BFFA auprès d’Axecib, un dossier physique est ouvert à l’adresse de la société. Ce dossier comprend tous les documents administratifs du,de la participant(e), ses documents certificatifs, ainsi que les échanges de courriers importants. Selon les modalités de la FSEA, les dossiers individuels des participants(e)s aux cours modulaires sont gardés pendant 5 ans après une certification auprès d’Axecib.
En cas d’utilisation du logiciel Teams de Microsoft dans les cours BFFA, une information écrite est donnée à chaque participant(e) quant aux modalités d’utilisation du logiciel (début de cours). Dans tous les cas, le dossier informatique du cours concerné est détruit un mois après la fin du cours. Aucune information, aucun document n’est conservé par Axecib

E. Protection des données

Dès son inscription à une prestation d’Axecib, tout(e) participant(e) est inscrit(e) dans la base de données de la société Axecib. Cette base de données comprend les informations suivantes nécessaires pour le suivi des inscriptions et des clients(e)s (en particulier pour ce qui est des participants(e)s BFFA, en lien avec les exigences des instances d’accréditation BFFA: nom et prénom, date de naissance, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone. Chaque participant(e) est ensuite inscrit(e) dans la ou les prestations à laquelle, auxquels il, elle va participer. Aucune autre information n’est inscrite dans le fichier.
Un dossier physique est alors aussi ouvert pour contenir les documents papiers concernant son inscription (bulletin d’inscription et cv), ainsi que tous les documents afférents à sa participation à l’une ou l’autre prestation d’Axecib. Le cas échéant, les notes manuscrites des formateur, formatrice d’Axecib sont ajoutées dans le dossier.
Dans tous les cas, sur simple demande, la personne concernée peut demander à prendre connaissance du contenu de son dossier physique.
Axecib ne transmet aucune donnée concernant les personnes en formation ou les clients(e)s, à l’extérieur de la société.
Dans le cas où un(e) participant(e) est concerné(e) par un mandat avec une instance extérieure (ORP, Caisse de chômage, AI, FSEA, SEFRI, CAF, Fondpro, etc.), des informations administratives le, la concernant peuvent être transmises. Dans tous les cas, le,la participant(e) est informé(e) des démarches effectuées.
Dans le cas où le,la participant(e) participe à un cours modulaire menant au Brevet fédéral de formateur, formatrice (BFFA), Axecib transmet aux instances fédérales, selon les modalités fixées par celles-ci les informations concernant la participation effective du,de la participant(e) au cours modulaire. Cela concerne la FSEA et la caq de la FSEA, ainsi que le SEFRI pour ce qui est des documents pour la contribution financière individuelle.
Dans tous les cas, tous les dossiers physiques au complet sont détruits 5 ans après la certification obtenue auprès d’Axecib. En cas d’abandon de cours, les dossiers physiques sont détruits 5 ans après la date d’abandon. Une liste (portant uniquement les noms des personnes concernées) des dossiers physiques détruits est conservée dans les documents de la société Axecib (procès-verbaux de l’assemblée générale de la société).
Tous.tes les participants(e)s aux cours et prestations d’Axecib sont informés(e)s au début de la prestation des dispositions en matière de protection des données.
Dans tous les cas de figure, le fort juridique d’Axecib est la Commune de Nendaz en Valais.

Vous trouverez ici le règlement interne sous forme d’un document en version pdf.